A kisvállalkozások tulajdonosai naponta új kihívásokkal néznek szembe a gyorsan változó gazdasági környezetben.
A hatékony könyvelési és számviteli folyamatok ennek a listának az elején állnak.
Kisvállalkozás vezetőjeként, aki egyszerre több kalapot is visel – hiszen egyszerre hoz meg pénzügyi-, beszerzési-, értékesítési- vagy akár személyi döntéseket, végzi az operatív feladatokat-nehéz lehet vállalkozása minden aspektusát kezelni, meséli nekünk Váróci Ágnes, aki szintén saját vállalkozását vezeti, a SukorADÓ könyvelőirodát.
Váróci Ágnes mérlegképes könyvelő és adótanácsadó tapasztalatai szerint is a vállalkozás működtetése során a tulajdonosok több időt töltenek az értékesítéssel, a marketinggel és az ügyfélkapcsolatok kezelésével, mint a vállalatuk pénzügyeivel. Pontos könyvelés nélkül viszont a vállalkozás többi része is károkat szenvedhet el.
Mik a könyvelő alapvető feladatai?
A könyvelő alapvető feladatai az alábbiak:
- A számlák, bizonylatok törvény által előírt formában történő rögzítése
- A könyvelésre kapott számlák ellenőrzése a hatályos pénzügyi és számviteli törvényeknek való megfelelés szempontjából
- Adatszolgáltatás a hatóságok felé (bevallások elkészítése és beküldése)
- A vállalkozás vezetője által kért kimutatások elkészítése
- Éves beszámoló elkészítése (mérleg és eredménykimutatás, kiegészítő melléklet)
- A vállalkozás vezetőjének tájékoztatása a vállalkozást érintő, könyveléssel, adózással összefüggő törvényi változásokról
- Figyelmeztetni a vállalkozás vezetőjét, ha a cég működésében szabálytalanságot, törvénytelenséget tapasztal
- Külön megállapodás esetén bérszámfejtés
A kisvállalkozások leggyakoribb könyvelés kihívásait az alábbiakban foglalja össze szakértőnk:
- Pénzforgalom
Egyes tanulmányok szerint a kisvállalkozások több mint 80 %-a azért bukik meg, mert pénzforgalmi problémákkal küzd.
A cash flow megfelelő kezelése érdekében kiemelt figyelemmel kell kísérni a követeléseket és a kötelezettségeket alakulását, változását a vállalkozás működése során.
Nagyon sok kisvállalkozás-tulajdonost láttam, akik egyszerűen megnézik a folyószámla-egyenlegüket, látnak egy számot, amelyet megfelelőnek tartanak.
Ez azonban egyáltalán nem elegendő ahhoz, hogy vállalkozásunk hosszú távon is rentábilisan tudjon működni. A következő tényezőkre is figyelmet kell fordítanunk:
- Tartson extra készpénzt tartalékon
- Követelések beszedése
- Kötelezettségek meghosszabbítása
- Cash flow folyamatos figyelemmel kísérése
- Ellenőrizze készleteit
- Tartalékoljon
A fenti információkat nem másból, mint a könyvelési adatokból és információkból nyerhetjük ki.
- Késleltetett követelések
Egy másik fő könyvelési probléma, amellyel a kisvállalkozások naponta szembesülnek, a követeléseik kezelése.
A vállalkozás típusától függően előfordulhat, hogy a munkát végez, azonban a kifizetés sokkal később történik.
Nagyon fontos, hogy ne essünk bele olyan körforgásba, amelyből nem tudunk kijutni.
Azok az ügyfelek, akik későn fizetnek, vagy egyáltalán nem fizetnek, akár vállalkozásuk bukását is jelenthetik.
Ennek a kihívásnak a leküzdésének módja a követelések gondos és hatékony kezelése.
Kövesse nyomon a kifizetetlen számlákat, mindig adja meg az esedékességi dátumokat, továbbá felszámíthat késedelmi díjat azon számlákra, amelyeket nem fizetnek ki időben.
A legtöbb számlázási szoftver ma már fizetési emlékeztetőt küld az ügyfelek számára egy gombnyomásra, használjuk ezt a lehetőséget.
- Késleltetett kötelezettségek
A követelések beszedése mellett, mellyel a vállalkozó vevői tartoznak, arról is meg kell győződnie, hogy azon kötelezettségek kifizetése megtörtént-e, amivel a kisvállalkozó tartozik az eladóknak.
A késedelmes kötelezettségek egy másik kulcsfontosságú problémát jelentenek a kisvállalkozások tulajdonosai számára.
Kezdő vállalkozások hírnevére pedig kifejezetten rossz hatással lehet egy késedelmes fizetés vagy nem fizetés.
A kötelezettségek késedelmes kifizetése további komolyabb problémákhoz is vezethet, például késedelmi díjak felmerüléséhez vagy az eladó visszatartja a szállításokat.
Sokszor a kisvállalkozások tulajdonosai nem szándékosan késleltetik a fizetésüket. Egyszerűen nincs rendszerük a számlák nyomon követésére és kifizetésére.
A számlák határidőre történő kifizetése ugyanolyan fontos, mint a számlakövetelések beszedése. - Bérszámfejtés
A kisvállalkozások tulajdonosainak másik nagy kihívása a bérszámfejtés, hiszen nem engedhetik meg hogy bérszámfejtőt foglalkoztassanak vagy hogy külön HR osztály működjön a
bérszámfejtés kezelésére. Ezért hatékony megoldás az, hogy a bérszámfejtést a könyvelőirodára ruházzák át a kisvállalkozók. - Adóbevallások, járulékfizetési kötelezettségek
Kisvállalkozásoknak is keletkezik adó és járulékfizetési kötelezettségük működésük során.
Azonban sok tulajdonos számára nehézség és probléma adózási szabályok értelmezése, a bevallások elkészítése és feladása vagy a nem megfelelő bevallások javítása.
Még a nonprofit szervezeteknek is meg kell győződniük arról, hogy a megfelelően nyújtják be a dokumentumokat a mentességi státuszuk igazolásához.
A pontatlan könyvelés pontatlan adóelőkészítéshez és befizetéshez vezet, amelynek további következménye lehet az adóbírság.
Az adóbírság kiszabására az adóhatósági adóellenőrzéseket követően kerülhet sor. Az adóhatóság határozatában az
adózó terhére adókülönbözetet állapít meg, vagyis a hatóság megállapítja, hogy az adókötelezettség több, mint amiről az adózó számot adott.
Az adóbírság mértéknek meghatározásában a főszabály, hogy a bírság mértéke továbbra is az adóhiány,
illetve jogosulatlan igénylés 50%-a. Bizonyos magatartásokat azonban a törvény súlyosabb megítélés alá vesz,
így az adóbírság mértéke az adóhiány 200%-a, ha az adóhiány:
- a bevétel eltitkolásával,
- hamis bizonylatok, könyvek, nyilvántartások előállításával, felhasználásával
- vagy a bizonylatok, könyvek, nyilvántartások meghamisításával, megsemmisítésével függ össze.
Könyvelési hibák miatt is keletkezhet tehát adó elmaradásunk vagy akár túlfizetésünk is, ezért kell prioritással kezelni az adózást és adószakértő segítségét kérni,
aki megfelelően kezeli a adózással kapcsolatos ügyeidet.
- Dokumentáció, adminisztráció, események nyomon követése
A papíralapú nyugták és számlák, a digitális számlák, a különböző költségen nyomon követése és nyilvántartása szintén kihívást jelenthet a kisvállalkozások tulajdonosai számára.
Megfelelő szoftveres rendszer nélkül szinte lehetetlen pontosan nyomon követni a költségek és bevételek alakulást.
Senki sem szereti a hónap végén átkutatni az autóját vagy íróasztala fiókjait és gyűrött, sérült iratok, számlák után kutatni. Ez nem hatékony módszer.
Megfelelő szoftverekkel azonban könnyen nyomon tudjuk követni például, hogy az adóbevallásunk tervezete elkészült-e, megtörtént az ellenőrzés és határidőre elküldtük az adóhatóság felé. - Egyeztetések, ellenőrzések
Hatékony könyvelési folyamat nélkül a számviteli zárás is rendkívül ijesztő feladat lehet. Nagyon könnyű hibázni, ami pontatlan számításokhoz vezethet.
Ha pedig hibák vannak a könyvelésedben, az félrevezető információkat fog generálni a pénzügyi jelentésekben és bevallásokban is.
Ez egy valós és komoly probléma, mivel ezeket a jelentések arra használjuk, hogy előrejelzéseket és döntéseket hozzunk a vállalkozással kapcsolatban.
A pontatlan pénzügyi jelentések komoly problémát jelentenek, ha ezeket a jelentéseket egy igazgatóságnak, befektetőknek, bankoknak vagy hitelezőknek mutatják be.
Könyvelésünket, adófolyószámlánkat, a banki könyveléseket, a szállítói-vevői folyószámlákat, rendszeresen le kell egyeztetni.
Ha hónapokon keresztül ezt nem teszed meg és vársz vele, az csak tovább növeli annak esélyét, hogy elmaradsz valamivel, vagy hibázol. - Csalás
A kisvállalkozások tulajdonosai nagy bizalmat fektetnek alkalmazottjaikba.
De sajnos néhány ember kihasználhatja ezt a bizalmat. Nagyobb a csalások gyakorisága a kisvállalkozásoknál a nagyvállalatokhoz képest.
A leggyakoribb csalási esetek közé tartoznak a következők:
- Készpénzlopás
- Készletlopás
- Költségelszámolások
A csalások megelőzése érdekében következetességet és átláthatóságot kell kialakítania, rendszeresen végezni belső ellenőrzéseket.
Váróci Ágnes szakértőnk zárszóként így fogalmaz:
„A kisvállalkozások könyvelési kihívásainak leküzdésének legjobb és legegyszerűbb módja a megfelelő könyvelőiroda kiválasztása.
A könyvelőirodák által nyújtott komplex szolgáltatások megoldást nyújthatnak a kisvállalkozó számára és vonzó lehetőséget jelentenek egy teljes munkaidős, házon belüli alkalmazott felvételével szemben.
Kisvállalkozás-tulajdonosként nem lehet egyedül kezelni és átvállalni egy teljes számviteli osztály munkáját.
A feladatokat és felelősségi köröket ennek megfelelően kell átruházni a könyvelőirodára.
Egy professzionális könyvelőiroda segítségével a kisvállalkozás tulajdonosa erőforrásait hatékony összpontosíthatja a vállalkozása más területeire.”